Migración de los eventos del calendario

Mi nuevo calendario de Google Calendar está vacío. ¿Cómo puedo recuperar los eventos?

Tienes varias opciones para migrar los datos del antiguo calendario a Google Apps. Para obtener más información al respecto, consulta esta página.

Configuración del calendario

¿Qué debo hacer para configurar la zona horaria del calendario?

Para cambiar la zona horaria predeterminada y otros ajustes, sigue estos pasos:

1. Accede a Google Calendar.
2. En la parte superior derecha de la página, haz clic en Configuración.
3. En la página General, selecciona un idioma en la sección Idioma.
4. En las secciones País y Tu zona horaria actual, selecciona las opciones adecuadas.
5. En la sección Formato de fecha, selecciona una opción.
6. En la sección Formato de hora, selecciona también una opción.
7. Haz clic en Guardar al final de la página.

¿Google Calendar tiene recordatorios de eventos?

Sí. De forma predeterminada, Google Calendar muestra un recordatorio emergente diez minutos antes de que empiece un evento. Para cambiar el tiempo del recordatorio, debes modificar la configuración del calendario.

He configurado recordatorios, pero aún no los veo. ¿A qué se debe?

Para recibir recordatorios de eventos, la ventana del calendario debe estar abierta.

¿Puedo mostrar más de una zona horaria en mi calendario?

Sí, es posible ver dos zonas horarias en Google Calendar. Para añadir otra zona horaria a la vista del calendario, haz clic en Configuración. En la pestaña General, dirígete a Tu zona horaria actual y selecciona otra zona horaria en la lista Zona horaria adicional.

Organización de reuniones

¿Puedo reservar salas y recursos a través de Google Calendar?

Sí, siempre que tu administrador de Google Apps los haya configurado. En tu invitación, haz clic en el enlace Comprobar disponibilidad de recursos e invitados. En la ventana Ver disponibilidad que aparece, puedes buscar un recurso o examinar la lista de recursos.

¿Puedo reservar varias salas a la vez?

Sí, puedes reservar más de una sala o recurso para tu evento.

¿Puedo invitar a los usuarios de una lista de distribución (grupo) del directorio de la empresa a una reunión?

Sí, puedes hacerlo. Cada miembro del grupo recibirá una invitación por correo electrónico. No obstante, en esta invitación no se mostrarán todos los miembros del grupo. Asimismo, los miembros del grupo solo aparecerán en la invitación del calendario de cada asistente si tienes permiso para ver la lista de miembros del grupo.

¿Puedo invitar a personas ajenas al dominio de mi organización?

Sí, puedes enviar invitaciones a cualquier dirección de correo electrónico.

¿Recibiré una notificación si un asistente acepta mi invitación a la reunión?

Las notificaciones están desactivadas de forma predeterminada. No obstante, puedes activarlas y elegir si quieres recibir una notificación a través de una ventana emergente o por correo electrónico:

1. Accede a Google Calendar.
2. En la esquina superior derecha de la página, haz clic en Configuración.
3. Haz clic en la pestaña Calendarios.
4. En Mis calendarios, haz clic en el enlace Notificaciones de tu calendario.
5. Elige las opciones que quieras.
6. Haz clic en Guardar.

¿Puedo ver la lista de asistentes que han aceptado mi invitación?

Sí. Para ver quién ha aceptado tu invitación, debes abrir los detalles del evento.

¿A cuántas personas puedo invitar a una reunión?

El número máximo de invitados es de 500. Sin embargo, si quieres invitar a más de 500 personas, ponte en contacto con tu administrador de Google Apps, que seguramente te ofrecerá la herramienta específica para aumentar el número de asistentes.

¿Puedo configurar reuniones periódicas?

Sí, Google Calendar permite configurar reuniones periódicas. Para ello, debes ir a la invitación del evento y seleccionar una opción en la lista desplegable Se repite.

¿Puedo invitar a un asistente opcional a una reunión?

Por el momento, Google Calendar no incluye la opción de especificar asistentes opcionales. Como solución provisional, puedes indicar qué asistentes son opcionales en el campo Descripción.

¿Puedo crear enlaces "en directo" en la descripción del evento?

Sí, pero para ello debes impedir que los asistentes modifiquen la invitación (no selecciones la casilla de verificación Editar evento en la sección "Los invitados pueden"). Ten en cuenta que si eres el organizador del evento, siempre puedes modificar la invitación, por lo que los enlaces que aparezcan en tu calendario no serán enlaces "en directo". No obstante, verás los enlaces en directo en el mensaje de confirmación de asistencia al evento que recibas.

Para crear un enlace a un sitio web en la descripción del evento, escribe la URL correspondiente como, por ejemplo, http://www.google.es.

También puedes crear texto de enlace mediante etiquetas HTML. Por ejemplo, para crear el enlace Información del producto, utilizarías el código HTML en el formato <a href="www.una-url.com">Información del producto</a>. Si el código HTML es válido, Google Calendar oculta el código HTML cuando guardas el evento (pero muestra el texto "Información del producto"). A continuación, crea el enlace en la invitación que reciben los asistentes.

¿Puedo modificar los datos de una reunión concreta dentro de una reunión periódica?

Sí. Abre la reunión que quieras modificar, realiza los cambios oportunos y haz clic en Guardar. Google Calendar te pedirá si quieres aplicar los cambios solo en la reunión seleccionada, en todas las reuniones o en las reuniones que queden por celebrarse.

¿Puedo hacer que una reunión sea privada?

Sí, Google Calendar tiene una configuración de privacidad. En los detalles del evento, selecciona Privado para que solo los usuarios que tengan activados los privilegios Realizar cambios en eventos (u otros de nivel superior) en tu calendario puedan ver el evento y sus detalles.

Archivos adjuntos en el calendario

¿Puedo adjuntar archivos a la invitación de una reunión?

Sí. Para ello, añade enlaces a documentos del directorio de Google Docs. Por ejemplo, puedes crear un documento en Google Docs y después añadir un enlace en tu invitación que permita acceder a él. Si lo prefieres, puedes subir varios tipos de archivos, como documentos de Microsoft Office y PDF, en Google Docs. Google Docs genera una URL del archivo subido, que después puedes añadir a la invitación.

A continuación, te indicamos otras formas de añadir archivos adjuntos a las invitaciones:

• Alternativa 1: programa la reunión y después envía el archivo adjunto en otro mensaje de correo electrónico.
• Alternativa 2: publica el documento en la intranet y añade un enlace con un documento en la invitación de la reunión.
• Alternativa 3: programa la reunión a través de Gmail. Para ello, redacta un mensaje nuevo dirigido a los asistentes, añade el archivo adjunto y haz clic en Invitación. A continuación, escribe los detalles de la reunión y envía la invitación. Ten en cuenta que si quieres reservar una sala para la reunión, primero debes crear una invitación en tu calendario. Una vez reservada la sala, puedes añadirla al mensaje de correo electrónico y enviar la invitación.

¿Recibiré archivos adjuntos de reuniones programadas en Microsoft Outlook o en Lotus Notes?

Sí. Si alguien que utiliza Outlook o Lotus Notes te envía una invitación a una reunión que incluye un archivo adjunto, recibirás dicho archivo en el mensaje de correo electrónico. Sin embargo, el archivo no aparecerá en el evento de tu calendario.

Calendarios compartidos

¿Hasta qué punto pueden acceder los usuarios a mi calendario? ¿Es público mi calendario?

De forma predeterminada, tu calendario se comparte con todos los usuarios del dominio, los cuales solo pueden ver la información del calendario relativa a tu disponibilidad. Sin embargo, puedes desactivar el uso compartido del calendario.

Si compartes tu calendario con todos los usuarios del dominio, puedes especificar si quieres que solo vean tu información de disponibilidad o bien todos los detalles del evento. También puedes compartir tu calendario con personas concretas y otorgarles uno de los niveles de acceso siguientes:

• Ver solo libre/ocupado
  
• Consultar todos los detalles del evento
  
• Realizar cambios en tu calendario
  
• Realizar cambios y compartir tu calendario

Si quiero acceder al calendario de mi jefe, ¿tiene que darme permiso?

Sí, si quieres acceder al calendario de otro empleado, este tiene que concederte permiso en la configuración del calendario.

Si alguien comparte su calendario conmigo, ¿puedo recibir una notificación por correo electrónico cuando los distintos usuarios acepten las invitaciones que les ha enviado esta persona?

Sí, puedes configurar notificaciones en un calendario compartido. Sin embargo, de forma predeterminada, las notificaciones están desactivadas. Para activarlas:

1. Accede a Google Calendar.
2. En la esquina superior derecha de la página, haz clic en Configuración.
3. Haz clic en la pestaña Calendarios.
4. En la pestaña Calendarios, haz clic en el enlace Notificaciones del calendario.
5. Elige las opciones que quieras.
6. Haz clic en Guardar.

¿Puedo ocultar un calendario que alguien comparte conmigo?

Sí. Para ello, haz clic en él en la lista de calendarios que aparece a la izquierda de la vista del calendario.

Invitaciones a reuniones

Si me invitan a una reunión, ¿puedo proponer una nueva hora?

No directamente. No obstante, hay una forma sencilla de hacerlo. En primer lugar, abre la invitación y en ¿Asistirás?, selecciona Quizás. A continuación, realiza una de las siguientes acciones:

• Para proponer una hora distinta únicamente al organizador de la reunión, escribe tu propuesta en el campo Añadir una nota.
  
• Para proponer una hora distinta a todos los asistentes, haz clic en el enlace Enviar un mensaje a los invitados situado en la parte superior derecha para, de este modo, enviar tu nueva propuesta en un mensaje de correo electrónico a uno o a varios asistentes.

¿Puedo reenviar una invitación a otro empleado?

Sí, siempre que el organizador de la reunión haya seleccionado la opción de permitir que los asistentes inviten a otras personas. En ese caso, en tu invitación a la reunión, haz clic en Añadir invitados, escribe las direcciones a las que quieras reenviar la invitación y haz clic en Añadir. Google Calendar te preguntará si quieres enviar una invitación al nuevo invitado. A partir de ese momento, el nuevo invitado recibirá una notificación para cada modificación que el organizador realice a la reunión. Ten en cuenta que se notificará por correo electrónico al organizador de la reunión que has invitado a otra persona.

¿Puedo aceptar invitaciones en Google Calendar que provengan de otro programa de calendarios?

Sí. Si una persona ajena a tu dominio te envía una invitación desde otro tipo de aplicación de calendario, en principio, podrás aceptarla desde Google Calendar. Si es posible, Google Calendar inserta un enlace Añadir a Calendar en la invitación. Solo tienes que hacer clic en él para que la invitación se añada a tu calendario de Google Calendar. Si la invitación presenta el formato .ics estándar (como es el caso de las invitaciones de Microsoft Outlook y de Lotus Notes), puedes descargar el archivo .ics y subirlo a Google Calendar.